LA PREAUTOMATIZACIÓN CONTRACTUAL COMO ETAPA FUNDAMENTAL DE LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL LEGAL

¿POR QUÉ AUTOMATIZAR CONTRATOS?

Las áreas jurídicas de las empresas, tanto públicas como privadas, y las firmas de abogados administran diariamente uno de los activos más valiosos de cualquier organización: su conocimiento jurídico. Sin embargo, ese conocimiento suele encontrarse fragmentado entre múltiples documentos, versiones históricas, repositorios dispersos, correos electrónicos y, en muchos casos, en la experiencia individual de los abogados que redactan, negocian y revisan los contratos. Esta dispersión dificulta la reutilización del conocimiento, genera dependencia de personas específicas, incrementa la probabilidad de inconsistencias y limita la capacidad del área legal para responder de manera uniforme, eficiente y escalable a las necesidades del negocio.

Esta realidad se refleja especialmente en la gestión contractual. Con el paso del tiempo, las organizaciones acumulan decenas o incluso cientos de modelos para un mismo tipo de contrato, cada uno adaptado a diferentes clientes, negocios, jurisdicciones, idiomas o negociaciones particulares. Es frecuente encontrar cláusulas duplicadas con redacciones distintas, versiones desactualizadas, modificaciones realizadas sin criterios uniformes y formatos cuya vigencia resulta incierta. Como consecuencia, los abogados dedican una parte significativa de su tiempo a buscar documentos, comparar versiones, validar cuál es el modelo correcto y reconstruir criterios jurídicos que ya habían sido definidos previamente, en lugar de concentrarse en actividades de mayor valor estratégico.

A medida que las organizaciones crecen, también aumenta el volumen de contratos, la diversidad de las operaciones y la velocidad con la que el negocio requiere respuestas jurídicas. Las áreas legales ya no solo deben garantizar la calidad técnica de los documentos, sino hacerlo en plazos cada vez más reducidos, manteniendo criterios homogéneos, asegurando el cumplimiento normativo y gestionando riesgos de manera consistente. 

Este contexto exige abandonar modelos de trabajo basados exclusivamente en la revisión manual y avanzar hacia esquemas donde el conocimiento jurídico pueda ser reutilizado, gobernado y escalado mediante procesos estandarizados. Y en este escenario, la automatización contractual se ha convertido en una herramienta estratégica para aumentar la eficiencia operativa, reducir riesgos, acelerar los tiempos de respuesta y mejorar la experiencia de clientes internos y externos. 

Sin embargo, uno de los errores más comunes en los procesos de transformación digital legal consiste en asumir que la automatización inicia con la implementación de una plataforma tecnológica. La realidad es que ninguna herramienta puede automatizar de manera eficiente documentos que no han sido previamente organizados, estandarizados y estructurados.

La transformación digital del área jurídica no consiste únicamente en incorporar tecnología; implica, ante todo, convertir el conocimiento jurídico en un activo organizado, gobernable y reutilizable. Solo cuando los contratos, las cláusulas y las reglas de negocio han sido identificados, clasificados y parametrizados es posible aprovechar plenamente el potencial de las soluciones de gestión contractual, automatización documental e inteligencia artificial. En este sentido, la preautomatización contractual constituye el verdadero punto de partida de cualquier estrategia de LegalTech, pues establece los cimientos sobre los cuales la tecnología puede generar valor de forma segura, consistente y escalable.

La transformación digital de un área legal no comienza con la implementación de una plataforma tecnológica; comienza cuando la organización convierte su conocimiento jurídico en un activo estructurado, gobernado y preparado para ser reutilizado. La preautomatización es, precisamente, el proceso que hace posible esa transformación.

LA IMPORTANCIA DE LA PREAUTOMATIZACIÓN

La automatización contractual requiere una fase previa de preparación conocida como preautomatización documental. Esta etapa consiste en transformar el conocimiento jurídico disperso en una estructura organizada y parametrizable que pueda ser interpretada y utilizada por una solución tecnológica.

En la mayoría de las organizaciones, los contratos han evolucionado durante años a través de diferentes equipos, abogados y unidades de negocio. Como resultado, es común encontrar múltiples versiones de un mismo documento, cláusulas redundantes, formatos desactualizados, inconsistencias de lenguaje y criterios de negociación que no han sido formalmente documentados. Si estos problemas no se corrigen previamente, la tecnología simplemente replicará dichas inconsistencias a mayor velocidad.

Por esta razón, la preautomatización constituye la verdadera base de cualquier iniciativa de gestión contractual y transformación digital legal.

QUÉ IMPLICA LA PREAUTOMATIZACIÓN DE CONTRATOS

La preautomatización busca convertir un conjunto de documentos jurídicos en una biblioteca contractual estructurada y gobernada.

Este proceso normalmente incluye:

• Inventario y clasificación de contratos existentes.

• Identificación de tipologías contractuales.

• Depuración de formatos obsoletos o duplicados.

• Definición de modelos contractuales oficiales.

• Estandarización de estructura, lenguaje y nomenclaturas.

• Identificación de cláusulas obligatorias, opcionales y condicionadas.

• Separación entre contenido fijo y contenido variable.

• Construcción de bibliotecas de cláusulas.

El resultado es una arquitectura documental consistente que permite que los contratos puedan ser generados, modificados y gestionados de forma automatizada.

LAS BIBLIOTECAS CONTRACTUALES SON EL ACTIVO ESTRATÉGICO DE LA AUTOMATIZACIÓN

Uno de los principales productos de la preautomatización es la creación de bibliotecas contractuales estructuradas. Estas bibliotecas permiten consolidar el conocimiento jurídico institucional, evitando que la experiencia y los criterios contractuales dependan exclusivamente de personas específicas o de documentos dispersos en diferentes repositorios.

Las bibliotecas facilitan la identificación de estructuras comunes por tipología contractual, permitiendo construir modelos base y conjuntos de cláusulas parametrizables que pueden adaptarse a diferentes escenarios de negocio.

La preparación adecuada de la biblioteca contractual genera beneficios incluso antes de implementar una plataforma tecnológica:

• Mayor control y gobernanza documental.

• Reducción de riesgos derivados del uso de versiones incorrectas.

• Estandarización de criterios jurídicos.

• Disminución de tiempos de elaboración y revisión.

• Preservación y transferencia del conocimiento institucional.

• Mayor capacidad de escalamiento del equipo legal.

• Mejor experiencia para clientes internos y externos.

 

CONCLUSIONES

La conclusión más importante en contextos de inteligencia artificial, legaltech y automatización de contratos que es la inteligencia artificial no sustituye el trabajo de organización del conocimiento; por el contrario, depende de él. Una IA es tan buena como la calidad de la información con la que trabaja.

Las organizaciones que realizan un proceso de preautomatización previo reducen significativamente los tiempos, costos y complejidades asociados a la implementación de herramientas de Contract Lifecycle Management (CLM), generación automatizada de documentos, portales de autoservicio legal o soluciones basadas en inteligencia artificial.

No obstante, el verdadero valor de la preautomatización trasciende la preparación para una herramienta tecnológica. Este ejercicio constituye una iniciativa de gestión del conocimiento jurídico, o legal knowledge management, y representa una oportunidad para que el área jurídica capture, organice y preserve el conocimiento construido durante años de práctica profesional, transformándolo de un conjunto de documentos dispersos y criterios individuales en un activo institucional reutilizable, gobernable y escalable. 

En consecuencia, la preautomatización no debe entenderse como una actividad administrativa previa a la implementación de tecnología, sino como una decisión estratégica que fortalece las capacidades institucionales del área legal y constituye el verdadero punto de partida de cualquier iniciativa de transformación digital. Es el proceso mediante el cual el conocimiento jurídico se convierte en un activo digital preparado para ser reutilizado, automatizado, analizado e integrado con las tecnologías que impulsarán la evolución de la función jurídica en los próximos años.

La tecnología permite automatizar contratos. La preautomatización garantiza que aquello que se automatiza sea correcto, consistente, escalable y alineado con los objetivos del negocio.

 

Elaborado por: Daniela Lopera (Asociada de OlarteMoure & Asociados - Coordinadora de asuntos jurídicos de transferencia de tecnología y LegalTech)