Innovación Legal y Data: Por qué usar PDF no es innovar

Para los abogados que ejercemos en la actualidad, resulta casi imposible imaginar el día a día sin las herramientas virtuales que han redefinido nuestra práctica en la última década. Pensar en trabajar sin una Mesa de Partes Virtual, sin la notificación electrónica del SINOE o sin consultar una partida registral desde la comodidad de la oficina parece una pesadilla de otra era. Inclusive, muchos estudios de abogados o gerencias legales han invertido en herramientas digitales que hacen nuestro trabajo más fácil. La tecnología ha irrumpido en nuestra profesión y, en teoría, nos ha liberado de algunas tareas repetitivas. Sin embargo, existe una sensación incómoda y compartida entre varios abogados: a pesar de este despliegue tecnológico, no somos tan “digitales” como otros profesionales. Si has trabajado con empresas, alguna vez te has encontrado con la necesidad de procesar grandes cantidades de información (cuadros, anexos de expedientes o listas masivas de contratos) y no has sabido qué hacer o por dónde empezar. Aceptémoslo: a diferencia de ingenieros, contadores o economistas que manipulan datos con fluidez natural, a muchos abogados nos cuesta procesar información masiva. La tecnología nos dio velocidad de transmisión, pero no velocidad de procesamiento.

La raíz de este problema no radica en falta de capacidad técnica ni en resistencia al cambio como muchos creen, sino en la naturaleza misma de nuestras herramientas. Pero también en una confusión conceptual que hemos normalizado: la diferencia entre Digitación y Digitalización. Aunque el término digitación no es usual en el día a día, comprenderlo en el marco de la gestión de data es fundamental para entender por qué no toda información en un entorno digital se está gestionando eficientemente según los estándares actuales. Digitación es el proceso de convertir información física en digital: escaneas una demanda, fotografías un contrato o el Poder Judicial digitaliza una sentencia para el Expediente Judicial Electrónico (EJE). Es decir, el contenedor cambia (del papel a una pantalla) pero el contenido sigue siendo una imagen estática, una "foto" que la mayoría de sistemas no pueden interpretar. Digitalización, por el contrario, implica rediseñar flujos de trabajo completos en torno a herramientas digitales que permiten que la información fluya, se cruce y se analice en tiempo real. Aquí está la trampa invisible: muchos hemos llenado nuestros discos duros de documentos "digitados" creyendo que eso es transformación digital, cuando en realidad solo hemos creado una versión electrónica de la burocracia del papel. Hemos transferido el desorden de nuestros escritorios físicos a nuestros escritorios virtuales, manteniendo la ineficiencia con una apariencia de modernidad.

Esta distinción técnica revela una de las barreras más grandes para la productividad legal moderna: la prevalencia de Data No Estructurada generada por la digitación como único proceso. Hablamos de información contenida en imágenes, PDFs escaneados, correos desordenados o textos planos que carecen de un formato lógico que los sistemas puedan procesar directamente. El sistema de consulta de expediente judicial (CEJ) ejemplifica perfectamente esta realidad: aunque esa información vive en un servidor, para efectos prácticos, es solo papel en pantalla, un compilado de PDFs cuya utilidad es extremadamente limitada más allá de la lectura tradicional. El problema fundamental es que la Data No Estructurada es resistente a la automatización: no puedes filtrar por "monto de la demanda", "instancia" o "materia" si esos datos están atrapados en un PDF de 50 páginas. La consecuencia de esto es brutal: si esta información no se transforma, nunca podrá ser explotada con los estándares de uso de data actuales.

A lo que debemos apuntar es a usar Data Estructurada, que no es más que el producto de una verdadera digitalización donde la información se organiza en bases de datos con campos definidos y lógica predeterminada. El mejor ejemplo de contraste es la plataforma de SUNAT: cuando declaras impuestos, no subes escaneos de tu contabilidad ni PDFs de facturas; llenas casillas específicas o envías conjuntos de datos estructurados. Esto permite que el sistema valide tu RUC en tiempo real, calcule automáticamente montos y emita reportes instantáneos, algo tecnológicamente ineficiente si operara solo con PDFs escaneados como el Poder Judicial. La Data Estructurada habilita búsquedas instantáneas, filtros avanzados, interoperabilidad entre sistemas y automatización masiva. Este es el flujo que los abogados debemos perseguir con urgencia.

Luego de explicados estos conceptos preliminares, podemos concluir que el desafío se desdobla: primero, debemos identificar herramientas que nos provean Data Estructurada desde el origen y segundo, tenemos que transformar nuestros archivos en PDFs (o cualquier otra data no estructurada) en información realmente útil y procesable.

Hasta hace muy poco, ese segundo desafío era una batalla perdida o prohibitivamente costosa. Pero la IA Generativa ha emergido como el puente definitivo entre el mundo del PDF y el mundo del dato. La IA Generativa actúa como un traductor universal: lee documentos pensados para humanos (contratos densos, sentencias complejas o expedientes desordenados) y extrae la información clave para volcarla en formatos estructurados que otros sistemas pueden procesar. Tareas que antes eran puramente manuales y agotadoras, como revisar 50 contratos de arrendamiento para extraer cláusulas de penalidad, fechas de vencimiento y partes involucradas para armar una matriz de contratos, ahora pueden ejecutarse en segundos. La tecnología finalmente alcanzó este problema, convirtiendo lo imposible en rutinario.

Sin embargo, la adopción de esta tecnología en el mundo legal exige un nivel de responsabilidad que no puede tomarse a la ligera. Aunque existen muchas IAs generativas en el mercado, utilizarlas para análisis jurídico conlleva riesgos significativos: errores inherentes a modelos genéricos, exposición de datos sensibles de clientes y una desconexión total con la realidad de la normativa local que puede derivar en data inexacta. Es por ello que, para la generación de Data Estructurada usada en gestión legal, es sugerible usar herramientas de IA como Juztina, que, a diferencia de los modelos genéricos disponibles en el mercado global, ha sido diseñada pensando en satisfacer necesidades de abogados y se encuentra interconectada con el sistema jurídico vigente.

Referencias:

Ahmad, T., & Van Looy, A. (2020). Business process management and digital innovations: A systematic literature review. Sustainability, 12(17), 6827. https://doi.org/10.3390/su12176827
Stjepić, A.-M., Ivančić, L., & Suša Vugec, D. (2020). Mastering digital transformation through business process management: Investigating alignments, goals, orchestration, and roles. Journal of Entrepreneurship, Management and Innovation, 16(1), 41–73. https://doi.org/10.7341/20201612

Elaborado por: Renzo Cesardo